地铁工程档案管理措施探析 6页

　　地铁工程档案管理措施探析地铁工程档案管理措施探析　　1.地铁工程档案的重要性及其特点　　地铁工程档案如实反映了地铁工程建设管理的全过程，贯穿工程项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测设计、招（投）标、施工、监理、到竣工验收、试运行等各个环节，是整个建设活动的真实反映，是地铁工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据，对地铁工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。它具有以下几个特点：　　（1）档案数量多、载体多样、保存价值高。　　（2）涉及工作面广，来源广泛。它的形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理等参建单位共同完成，而不是建设单位或施工单位单方面的工作，稍有疏忽，就会影响档案材料的完整性。　　（3）形成时间长。地铁工程的工期较长，从一条线路开始立项到工程竣工验收，往往需要3～5年的时间，工序复杂，环节较多，因此在建设过程中各种文件材料的形成积累、归档的时间也相应较长。　　（4）门类繁多，所涉及的学科和专业技术面广。 地铁工程涉及线路、轨道与路基、车站建筑、结构、区间、车站配线及联络线、车辆段与停车场、控制中心、主变电站以及车辆、供电、通信、信号、通风空调与采暖、给排水及水消防、自动售检票、屏蔽门、防灾与报警、环境与设备控制、自动扶梯与电梯等不同门类和专业，地铁工程档案是专业技术人员智慧和劳动的结晶。　　2.当前地铁工程档案管理工作的现状　　2.1项目工程档案利用率较低。地铁项目工程档案对施工单位和建设管理单位以后的工作能够起到指导和借鉴作用，使档案发挥存史鉴今的功能。但目前项目施工管理中仍然存在很多问题，如施工现场材料清点不清楚，施工机械由于缺乏检修影响使用等，这些问题的产生与项目工程档案管理未能发挥其借鉴性的服务作用相关，档案管理服务性低，是目前档案管理水平落后的表现形式之一。　　2.2档案管理方式落后。目前项目工程档案资料多为纸质，项目工程的施工计划、每日的施工管理报告、阶段质量验收报告是主要的档案资料组成部分，这些纸质资料仅仅能够提供基本的项目工程施工材料，并不能够对项目施工进行完全的、细节性的描述；另外，大量的纸质档案保存起来十分繁琐，搬运困难，而使用效率并不高，大多数项目工程档案因此成为废纸，这是由档案管理方式落后造成的。 　　2.3档案管理风险高本文由.L.收集整理。有些项目工程的档案具有机密性，例如涉及到工程中的技术攻关问题的资料等，对这些档案进行严密的管理和保护是必要的，但实际上，项目工程档案管理工作人员在日常工作中并没有表现出对重要档案的保护意识。除了在纸质档案保存方面的疏漏之外，很多采用信息化档案管理方式的单位也做不到对档案的严密保护，由于档案工作人员不熟悉信息化档案管理工作流程、不能妥善处理系统问题或者对档案系统疏于备份，导致档案资料丢失，给项目工程档案管理造成巨大风险。　　3.提高项目工程档案管理水平的措施　　3.1完善法规、业务规范等相关制度　　随着我国经济和社会的发展，人们的法律意识逐渐加强，我国也逐渐步入法治社会，依法行政是法治社会的显著特征。在各行各业进入法制环境的情况下，档案管理也不应例外。鉴于工程档案管理对建设工程质量的保证和控制作用，我国相关部分做了充分研究，并逐渐制定了《建设工程文件归档要求与整理规范》、《国家重大建设项目文件归档要求与管理规范》等相关制度。在此基础上还应结合当地情况，更为详尽、准确的编制相关工程档案管理法律、规定等条文。比如地方性房屋建设、市政基础设施、管线建设、基础建设等等法律法规条文。　　3.2配备专业技术人才 　　加强档案管理队伍建设工程档案是静态媒介，是在建设工程中形成的文件资料，而工程档案管理则是动态的，是对形成资料文件的整理与编制，是对工程进度事件的记录描述，是由人来完成的，因此需要建立与之要求相适应的管理队伍。档案管理部门应健全档案管理网络，配备全能型管理人才，明确各部门和程序的具体管理人员，及时整理和上报优秀的档案管理经验，并根据相关要求，确保各参建单位的管理部门都有专属的档案员。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。　　3.3严格执行工程档案与工程竣工同步进行，确保工程档案的完整性 　　地铁工程档案是工程质量检验的重要依据和凭证，尤其是工程质量事故检测的依据。在工程竣工验收时，一定要严格审核工程档案的内容是否齐全真实，是否有缺漏现象，是否按规范要求进行归档。如果发现问题及时解决，认真贯彻执行《建设工程质量条例》和《工程竣工验收备案制》的有关法规，把好竣工验收关，做到工程竣工验收与档案验收同步。从而达到工程档案的完整、准确、系统。由于工程档案不准不全，造成各种事故原因无法查清，使工程管理难以到位，给人们的生产、生活带来不便和经济损失。因此，工程档案的完整性，应引起人们普遍重视和关注。　　3.4做好工程档案开发利用　　地铁工程档案工作的最根本目的是为城市建设和经济发展提供服务，充分发挥其社会效益和经济效益但是只有等到充分的开发利用，只有同城市建设的利用需要结合起来，才能发挥其客观存在的价值。为使档案客观存在的价值充分发挥出来，必须通过利用工作。因此，档案管理部门需要对工程的资源进行大力的开发，从而为城市建设提供必要的档案信息，加强档案工作与城市建设活动之间的联系，从而使得档案的价值得以实现，以发挥出其助手的作用。　　3.5采用信息化的档案管理方式 　　项目工程档案管理方式落后是导致档案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的档案管理方式是必要的。信息化的档案管理方式能够以较快的速度和较小的空间实现对项目工程档案的统一的、有结构的管理，能够使纸质档案和电子声像档案结合。要实现全面的信息化档案管理，首先需要增加对档案管理的资金投入，用于购置建设档案管理信息化所需要的相应的软件和硬件设施，比如在办公室中配置最基本的扫描仪、打印机、电脑等设备，并且要及时了解所需的设备；其次，需要制定必要的信息化管理策略，并付诸于实践，从而设立专门的监督部门，以此来对信息化进程进行全面的掌控。　　结束语　　城市建设不断发展，地铁工程的建设为人们的出行提供了很大的方便，由于地铁施工的特殊性，加强其资料管理尤为重要。所以相关人员可以通过建立管理体系，完善管理制度、创造管理氛围、重视管理工作，指派全能性人才开展档案管理工作，这些措施改善档案管理工作的现状，提高档案管理的工作效率。